Diese Hinweise gelten für den Mitgliederbereich „Mein Cockpit“ der HGK unter https://mein-cockpit.h-g-k.de – für Mitglieder, Lieferpartner und Steuerberater mit Zugang. Sie ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung der HGK.
HGK Hotel- und Gastronomie-Kauf eG
Yorckstraße 3, 30161 Hannover
Telefon 0511 37422-100, E-Mail info@h-g-k.de
Datenschutzbeauftragter:
Dr. Bittner Consulting GmbH & Co. KG
Podbielskistraße 386, 30659 Hannover
E-Mail datenschutz@h-g-k.de
Das Cockpit läuft auf einem Server der HGK bei der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer und Browserkennung. Das ist für den sicheren Betrieb und die Fehlersuche erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 365 Tagen gelöscht.
Zum Schutz vor Angriffen ist dem Cockpit der Dienst Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) vorgeschaltet. Alle Aufrufe laufen über Cloudflare; dabei werden IP-Adresse und technische Verbindungsdaten verarbeitet, und Cloudflare kann Sicherheits-Cookies setzen (siehe Abschnitt 10). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Angriffen und Überlastung). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Cloudflare zertifiziert ist.
Für die Anmeldung verarbeiten wir Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Das Passwort wird nur verschlüsselt (als Hash) gespeichert. Nach der Anmeldung setzt das Cockpit einen Sitzungs-Cookie; die Sitzung endet mit der Abmeldung oder nach 60 Minuten ohne Aktivität. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt; nach zu vielen Fehlversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Mitgliederbereichs im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft bzw. Geschäftsbeziehung) und lit. f (Schutz vor Missbrauch).
Je nach Einstellung bestätigen Sie die Anmeldung mit einem Code per E-Mail oder mit einer Authenticator-App. Für die App speichern wir einen geheimen Schlüssel zu Ihrem Zugang. Wenn Sie „Gerät vertrauen“ wählen, setzt das Cockpit den Cookie hgkTd, damit auf diesem Gerät 90 Tage lang kein Code abgefragt wird. Fehlgeschlagene Code-Eingaben protokollieren wir 7 Tage lang, um Missbrauch zu erkennen und Supportanfragen zu klären.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).
Im Cockpit zeigen wir Daten aus Ihrer Geschäftsbeziehung mit der HGK an und stellen sie zum Abruf bereit: Stammdaten, Ansprechpartner und Benutzer, Belege, Sammelauflistungen, Zahlungen, Umsätze, Konditionen und Verträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Belege und Abrechnungen gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB).
Steuerberater sehen nur die Daten der Mandanten, die ihnen im Cockpit zugeordnet sind. HGK-Mitarbeitende können zur Unterstützung Ihre Ansicht aufrufen; das wird protokolliert (Abschnitt 6).
Wir protokollieren, welche Seiten und Funktionen im Cockpit aufgerufen werden: Zeitpunkt, Sitzungskennung, Benutzername, Rolle (z. B. Mitglied, Lieferpartner, Steuerberater), Mitglieds- bzw. Lieferantennummer, aufgerufene Seite und Aktion, Adresse, Referrer und Browserkennung. Ruft eine HGK-Mitarbeiterin oder ein HGK-Mitarbeiter Ihre Ansicht auf, wird auch dies mit ihrem bzw. seinem Benutzernamen festgehalten. Die IP-Adresse wird hier nicht gespeichert.
Zwecke: Unterstützung bei Fragen und Störungen, Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Weiterentwicklung des Cockpits. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Einträge werden nach 360 Tagen gelöscht.
Wenn Sie den Assistenten nutzen, verarbeiten wir Ihre Frage, den bisherigen Gesprächsverlauf und Angaben zu Ihrem Zugang (Rolle, Mitglieds- bzw. Lieferantennummer), damit die Antwort zu Ihrem Zugang passt. Je nach Frage kann die Antwort Daten aus Ihrem Mitgliederbereich enthalten, etwa Beträge oder Belegnummern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung bei der Nutzung des Mitgliederbereichs) und lit. f (Verbesserung des Angebots). Bitte geben Sie im Assistenten keine Daten ein, die er für Ihre Frage nicht braucht.
Einige Funktionen übermitteln Daten in Ihrem Auftrag an Stellen, die Sie selbst auswählen:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Prüfung von E-Rechnungen im Cockpit erfolgt ausschließlich auf unserem Server; die Dateien werden dafür nicht an Dritte übermittelt.
Über Formulare im Cockpit (Rückrufwunsch, Rückmeldung zu Fehlern, Umfragen, Empfehlung neuer Mitglieder) verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und es an die zuständigen HGK-Mitarbeitenden weiterzuleiten. Bei der Empfehlung neuer Mitglieder holen wir dafür Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sonst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.
Das Cockpit versendet Systemnachrichten per E-Mail, etwa Anmeldecodes, Hinweise zu Ihrer DATEV-Anbindung oder zu neuen Sammelauflistungen.
Das Cockpit verwendet ausschließlich Cookies und Speicherungen, die für die von Ihnen genutzten Funktionen erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein; Inhalte von Drittanbietern werden nicht eingebunden. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.
| Name | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| PHPSESSID | Anmeldung, Sitzung | 60 Minuten ab dem letzten Aufruf |
| hgkTd | Zwei-Faktor-Anmeldung: vertrautes Gerät, nur wenn Sie es wählen | 90 Tage |
| hgk_portal_tour_done | Geführte Tour nicht erneut anzeigen | 365 Tage |
| sessionStorage des Assistenten | Gesprächsverlauf im geöffneten Fenster | bis zum Schließen des Fensters |
| Cloudflare (__cf_bm, ggf. cf_clearance) | Erkennen automatisierter Zugriffe, Schutz vor Angriffen | bis 30 Minuten bzw. laut Cloudflare |
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für die HGK zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.
Stand: Oktober 2026